「一人担当の私が産休前にやった、仕事の『ブラックボックス』解消術。新人が迷わないマニュアルの作り方」

一人で業務を回していると、産休に入ることへの申し訳なさや不安が募りますよね。

まるは2月に妊娠が発覚。会社のスムーズな人事のおかげで、2ヶ月後の4月から後任と一緒に働けることになりましたが…来てくれるのは新卒2年目の新人さん！

私がいなくなったら、この仕事はどうなるんだろう……

真っ先に「自分にしかわからない仕事（ブラックボックス）」をゼロにすることを決意しました。

つわりと繁忙期が重なる2月・3月のうちに、私がどうやって「指先ひとつ」で業務の棚卸しとマニュアル化を進めたのか。実際に使ったツールや、後任が迷わないための工夫をシェアします。

つわりの時期は、PCの前に座るのも辛いもの。私は「棚卸し」を以下の3ステップで進めました。

• ステップ①：通勤電車や寝っ転がっている時に、思いつく限りの「日次・週次・月次業務」「仕掛かり中の案件」「直近で発生しそうな案件」をスマホに書き出す。

• ステップ②：

「日次・週次・月次業務」→「ルーティン業務」と「イレギュラー対応（年1回など）」に分ける。

「案件」→対応時期を明確にする

• ステップ③：後任が特に苦労しそうな「お客様ごとのこだわりポイント」をピックアップする。

引き継ぎ資料というと「完璧な冊子」を作らなきゃと思いがちですが、つわりと戦いながらそんな体力はありません。私は「後任がこれさえ見れば、作業を再現できる」ことをゴールに、以下の3つを徹底しました。

文字で「Aのボタンを押して、Bの項目を入力する」と書くよりも、実際の画面をキャプチャして矢印を引っ張った方が100倍伝わります。

工夫した点： 複雑なシステム操作は、すべての手順をスクリーンショットで保存。マニュアル風のデータにまとめることで、後任が「どこをクリックすればいいか分からない」という事態を防ぎました。

私の職場環境ではクラウドツール（Googleスプレッドシート等）が使えなかったため「このエクセルさえ開けば、すべての答えがある」という状態を目指しました。

内容： 提携業務のマニュアル風スクショ、顧客リスト、年間スケジュール、過去のトラブル対応策、直近で控えている案件、関係各所の連絡先……。あちこちにファイルが散らばっていると後任が混乱するため、ひとつのエクセルにタブを分けて全情報を蓄積。
メリット： 「あの資料どこですか？」という質問が減り、自分自身も繁忙期の業務管理が楽になりました。

後任が決まった4月以降、実務を教えるのと並行して徹底したのが「重要メールのCCに必ず後任を入れること」です。

一人担当として100％の力を出し切るのは、この時期は禁物です。

優先順位の「見える化」： 今、自分がやらなくても死なない仕事は、あえて後回しにする。納期をずらせるものは、関係各所へ相談の上思い切って後ろへずらす。
上司への「進捗」「困りごと」のこまめな共有： 「ここまでマニュアル化できました」「今ここに困っています」と普段よりきめ細かく報告することで、安心感を与える。

つわりがつらくお休みをいただく事になっても、きめ細かい情報共有のおかげで上司にすんなりと対応をお願いできました。